ข้อมูลองค์ความรู้โดย
จรรรงค์ โมรา
ตำแหน่ง ผู้จัดการฝ่ายการเงิน

การบริหารจัดการเวลา

ประเภททางด้าน IT หลัก :   Human Resources
ประเภททางด้าน IT ย่อย :   Time
  ลงข้อมูลเมื่อ 16:27:55 02/04/2011
  Page View (3552) แบ่งปัน

 เวลาเป็นทรัพยากรอย่างหนึ่ง  ที่ติดตัวคนมาตั้งแต่เกิด คนเรามีเวลาคนละ 24    ชั่วโมงต่อหนึ่งวันเท่า ๆ กัน แต่คนทำงานจะประสบผลสำเร็จหรือมีประสิทธิผลได้ไม่เท่าเทียมกัน

 

            บางคนยิ่งทำยิ่งยุ่ง ยิ่งทำยิ่งมีงานเยอะมากขึ้น จนหน้าดำเคร่งเครียดแล้วก็ทำอะไรไม่สำเร็จอย่างน่าพอใจสักอย่างเดียว

 

            บางคนทำงานไปสบาย ๆ ทุกอย่างเสร็จเรียบร้อยด้วยดีตามสมควร มีความสุขในการทำงาน มีเวลาให้ทุกอย่างแม้แต่การหาควาวมสำราญได้อย่างสบายใจ

 

            คนทั้งสองประเภทอาจมีงานที่จ้องทำหรือมีเรื่องที่ต้องยุ่งพอๆกัน แต่คนหนึ่งรู้จักบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ แต่อีกคนไม่ได้ทำเช่นนั้น

 

            แล้วท่านล่ะ บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพแล้วหรือยัง ?

 

            ลองอ่านแนวความคิดที่จะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ       เผื่อจะมีเวลาไปบริหารบุคคล 

บริหารเงิน บริหาร ... ทุกสิ่งทุกอย่างให้มันดียิ่งขึ้นด้วยขั้นตอนต่อไปนี้

 

            1. วางแผนเวลาของท่าน       ถามตัวท่านเองว่าอะไรที่ท่านหวังว่าคงจจะทำสำเร็จในตจอนปลายสัปดาห์หรืองานประจำวันทุกเช้าเมื่อมาถึงสำนักงาน  ลองแยกประเภทงานที่ต้องทำออกเป็น 3 ประเภท คือ

            
-  งานเร่งด่วนที่ต้องทำทันที  เช่น  การลงชื่อในเอกสาร การโทรศัพท์นัดหมาย การเข้าประชุม

            
-  งานประจำวัน เช่น การติดต่องาน งานพิมพ์ฌอกสาร งานบรรยายสอนหนังสือ

            
-  งานที่รอได้ เช่น การเขียนรายงานต่าง ๆ งานจัดเอกสารเข้าแฟ้ม

 

            2. ทำงานที่ละเรื่อง  ตามลำดับความสำคัญมากที่สุดพัฒนานิวัยว่าเมื่อท่านเริ่มต้นทำอะไร จงทำให้เสร็จเรื่อง อย่ากระโดดข้าจากสิ่งหนึ่งไปสิ่งอื่น ละทิ้งสิ่งที่ไม่สำเร็จอยู่เบื้องหลังท่าน

 

           3. กำหนดตารางเวลา  ที่ใช้ในการทำงานแต่ละวันว่าเมื่อวานนี้    เมื่อวันก่อนใช้เวลาทำอะไรบ้างไม่ว่าจะเข้าประชุม เขียนรายงาน สอนหนังสือ ท่านอาจพบว่าวันหนึ่งๆจะหมดไปเพราะการประชุม การพูดคุย การดื่มกาแฟ การอ่านรายงาน บันทึกตารางเพื่อวิเคราะห์การใช้เวลาของท่านและติดนิวัยที่ไม่ดีในการใช้เวลาไปจากชีวิตท่าน

 

           เมื่อท่านได้เขียนตารางการวางแผนการใช้เวลาส่วนตัวของท่านแล้ว ท่านก็ควรจะให้ผู้ร่วมงานของท่านได้รับรู้นโยบายที่เกี่ยวกับการวางแผนการใช้เวลาของท่าน แต่จงจำไว้งาสนี่เป็นเพียงนโยบายเท่านนั้น นโยบาย เป็นเพียงแนวทางและสามารถจะเปลี่ยนแปลงได้ ถ้าท่านมีแขกที่มีควาวมสำคัญเป็นอย่างมาากและต้องการจะมาพบท่านในช่วงตอนเช้า ซึ่งอาจจะเป็นเจ้านายของท่านเอง  ท่านก็อาจต้องละเมิดนโยบายของท่านเป็นบางครั้ง แต่ท่านจะชินกับนิสัยที่จะกำหนดการรับแขก  การจัดการประชุม การอ่านจดหมายหรือเอกสารต่าง ๆ ให้เข้ากบัตารางเวลาที่กำหนดไว้แล้วของท่านอย่างรวดเร็ว

 

                เราจะมาลองดูตัวอย่างตารางเวลาที่แสดงในตาราง   ผู้บริหารอาจจะมีนิสัยในการมาถึงที่ทำงานตอน 8.00 น. และใช้เวลาประมาณ 30 นาที ในการจัดงานหรือประสานงานให้เป็นระเบียบเรียบร้อย นั่นหมายถึงการตรวจดูงานที่ยังตงค้างอยู่ รวมทั้งการถ่ายเอกสารให้แก่ผู้ร่วมงานคนสำคัญหรือทำงานบางอย่างตามที่คิดเอาไว้  จากนั้นก็ทำการตรวจสอบแฟ้มติดตามงานดูว่างานหรือโครงการอัไหนที่จะต้องทำให้เสร็จในวันนั้นหรืออาจจะใช้เวลานี้ในการตรวจสอบตารางการทำงานประจำวัน      และทำความคุ้นเคยกับงานที่จะต้องทำต่อไป

 

            ตัวอย่างตารางเวลา

 


  8.00 น..        
  .

ถึงที่ทำงาน      
8.30 น..    
    ตรวจสอบงานที่จะทำ

ตรวจแฟ้มติดตามงาน
     
  9.00 น..      
    ชั่วโมงทำงานอันปราศจากการรบกวน

งานที่มีความสำคัญหรือเร่งด่วน
     
  10.00 น..      
    การนัดหมายเวลา

การติดต่อกลับไปยังผู้เรียกมา

การประชุม
     
  12.00 น..      
    อาหารกลางวัน

อ่านจดหมาย นิตยสาร
     
  13.30 น..      
    การนัดหมายเวลา 

การรับรองแขก

งานประจำ
     
  15.30 น..      
    การประชุม

การมอบหมายงาน

การติดต่อ
     
  17.30 น.      

 

                ต่อไปก็จะถึงเวลาที่ปราศจากการรบกวนหรือชั่วโมงอันเงียบสงบ ระหว่าง 9.00 น. - 10.30 น. ซึ่งช่วงเวลานี้จะใช้สำหรับการทำงานสำคัญที่ได้รับการวางแผนมาก่อนแล้วในช่วงเวลานี้และพยายามที่จะไม่เข้าไปรบกวน  โทรศัพท์ที่เรียกเข้ามาจะต้องได้รับการตรวจสอบและถ้ามีการรบกวนก็จะต้องมีน้อยที่สุด เพราะว่านี่เป็นชั่วโมงการทำงานที่ผู้บริหารจะสร้างงานได้มากที่สุด

 

                จากช่วงเวลา 10.30 น. - 12.00 น. ท่านอาจจะมีแขกหลายคนที่นัดหมายไว้   นอกจากนี้ยังต้องตอบโทรศัพท์หรือติดต่อไปยังที่งอื่น ๆ พบกับผู้ร่วมงานหรือทำงานประจำเล็ก ๆ น้อย ๆ และถ้ายังมีเวลาเหลือก็อาจจะทำงานสำคัญที่ยังเหลืออยู่

 

                จาดช่วงเวลา 12.00 น.- 12.30 น. ก็มานั่งอ่านจดหมายต่าง ๆ หรือทำอะไรเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น เดินเล่น ทำความสะอาดซอกมุมโต๊ะต่าง ๆ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในช่วงบ่ายและหลังจากนี้ก็เป็นช่วงเวลารับประทานอาหารกลางวัน

 

                สำหรับช่วงเวลา  2 ชั่วโมงต่อไป ก็จะดูถึงเวลาที่ใช้ไปในการทำงานที่ไม่จำเป็นจะต้องใช้พลังงานมากนัก

 

                ในช่วงเวลาตอนท้าย ๆ      ของวันก็จะเป็นการพบปะจัดประชุมกับผู้ร่วมงานหรือให้คำปรึกษากับพนักงานแต่ละคนหรืออาจจะกำหนดงานที่ต้องทำในวันรุ่งขึ้น  จัดตารางงานที่ต้องทำให้เสร็จและวางแผนสำหรับการทำงานวันต่อไปช่วงตอนบ่าย

 

                ท่านอาจจะต้องทดลองดูบ้างก่อนที่จะคุ้นเคยกับการวางนโยบายเวลา   ลองมาพิจารณาดูว่าช่วงเวลาไหนที่ท่านจะทำงานได้มากที่สุด และช่วงไหนที่ท่านจะรู้สึกเฉื่อยชา   จงทำการตรวจสอบและปรับปรุงนโยบายเวลาของท่านทุก ๆ 2-3 เดือน   เพื่อดูว่าท่านจะสามารถเปลี่ยนแปลงเวลาเพื่อทำให้ท่านมีประสิทธิภาพสูงขึ้นหรือไม่

 

                4. ลดสิ่งที่ทำให้เสียเวลาด้วยการเขียนแผนแต่ละสัปดาห์ ถ้าจะให้ดีควรมีแผนการ 2 ส่วน

                -  ส่วนหนึ่งเป็นรายการตายตัวแน่นอนต้องทำ เช่น การนัดหมาย การประชุม

                -  ส่วนหนึ่งเป็นเป้าหมายที่คิดว่าจะทำในแต่ละวัน เช่น การตรวจสำนักงาน การสรุปรายงาน การทำรายการล่วงหน้าจะช่วยกำจัดเหตุฉุกเฉินที่เกิดขึ้นบ่อย ๆ ได้ ในชีวิตของท่าน

 

                5. การแบ่งงาน  ลองถามตัวเองว่า

                -  งานนี้แบ่งให้ผู้อื่นทำได้บ้างหรือไม่ ทำไมท่านต้องทำคนเดียว

                -  งานนี้รีบด่วนหรือสำคัญเพียงใดงานเร่งด่วนอาจไม่สำคัญ ไม่ต้องทำเช่น ตอบจดหมาย ปฏิเสธการไปร่วมงานกฐินทอดผ้าป่า แต่งานสำคัญอาจไม่เร่งด่วนต้องทำ

 

                6. กำหนดเวลาแล้วเสร็จของงานแต่ละชิ้น  ให้แน่นอน  กำหนดขอบเขตเวลาของงานทุกอย่างที่ท่านรับมา และใช้เวลาทำในสิ่งที่ถูกต้อง ครั้งแรกท่านจะไม่ต้องสงสัยเวลาที่จะทำมันอีก

 

                7. รู้จักปฏิเสธคำขอร้องของผู้อื่นบ้าง   เพื่อที่ท่านจะได้มีเวลาเป็นของตนเอง ถ้าเป็นเรื่องเดียวกับงานต้องอธิบายให้เข้าใจว่าเหตุที่ปฏิเสธงานนี้   เพื่อเอาเวลาไปทำงานอย่างอื่นที่ให้ประโยชน์มากกว่า

 

                8. รู้จักใช้โทรศัพท์ติดต่อ  ลองจดเบอร์โทรศัพท์ที่ต้องติดต่อบ่อย ๆ ไว้ให้เป็นระเบียบใช้โทรศัพท์แทนการเดินทางไปพบปะติดต่อถ้าทำได้

 

                9. รู้จักหาชั่วโมงที่เงียบที่สุดในแต่ละวัน   หาชั่วโมงที่ไม่มีการขัดจังหวะสำหรับงานที่สำคัญที่สุดของท่าน และจงแน่ใจว่าชั่วโมงแรกของการทำงานจะมีประโยชน์มาก

 

                10. จัดเก็บเอกสารบนโต๊ะให้เป็นระเบียบ   เพื่อช่วยให้เริ่มทำงานได้อย่างดีในวันรุ่งขึ้นและควรใช้เวลาเล็กน้อยก่อนเลิกงานในตอนเย็นวางแผนการทำงานสำหรับวันรุ่งขึ้นไว้ล่วงหน้า

 

                แนวความคิดการบริหารเวลาที่พูดมานั้น  เป็นการบริหารเวลาเพื่อผลประโยชน์ของงาน แต่ชีวิตเป็นของท่านเองไม่ใช่ของงานทั้งหมด ดังนั้น ท่านอย่ามุแต่งานเพียงอย่างเดียว ควรให้เวลากับตัวเองบ้าง

                -  ท่านควรใช้เวลาสำหรับอะไรบ้าง

                -  ใช้เวลาเพื่อสุขภาพ เช่น การออกกำลังกาย เล่นกีฬา ฟังธรรม นั่งสมาธิ ฯลฯ

                -  ใช้เวลาเพื่อครอบครัว ต้องมีวันหยุดงานทุกอย่างเพื่อได้ร่วมกิจกรรมกับครอบครัวอันเป็นที่รัก

                -  ใช้เวลาเพื่อสังคม ต้องมีเวลาพบปะสังสรรค์กับเพื่อนกับญาติ งานบุญ งานบวช   งานศพ งานวิวาห์ กันบ้าง

 

                ดังนั้น ทุกท่านควรจะถามตนเองอยู่เสมอว่าควรจะใช้เวลาตอนนี้ทำอะไรเพื่อให้เกิด

ประโยชน์สูงสุด

ที่มา:  classifiedthai.com



องค์ความรู้ที่มีผู้อ่านมากสุด
อีเธอร์เน็ต ( Ethernet)
อีเธอร์เน็ต ( Ethernet) เป็นชื่อเรียกวิธีการสื่อสารในระดับล่างหรือที่เราเรียกว่าโปรโตคอล ( Protocol) ของระบบ LAN ชนิดหนึ่งที่พัฒนาขึ้นโดย 3 บริษัทใหญ่คือบริษัท Xerox Corporation, Digital Equipment Corporation (DEC) และ Intel ในปี ค.ศ. 1976

โดย... จรรรงค์ โมรา

Routing Protocol
routing Protocol ความหมายของ routing protocol คือ Protocol ที่ ใช้ในการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร Routing table โดยจะแลกเปลี่ยนข้อมูลของอุปกรณ์ที่ทำงานอยู่ในระดับ network layer

โดย... จรรรงค์ โมรา

โปรแกรมระบบเครื่อข่าย NetWare
NetWare เป็นโปรแกรมระบบปฏิบัติการเครือข่าย หรือ NOS = Network Operating System ของบริษัท โนเวลล์ อิงค์ ( Novell Inc. ) ซึ่งมักจะเรียกว่า Novell NetWare ซึ่งมีหลาย Version เช่น 2.15 , 3.11 , 3.12 , 4.0 , 4.11 , 4.12 , 5.0 , 6.0 เป็นต้น โดยมีการแบ่งออกเป็น 2 ส่วน

โดย... จรรรงค์ โมรา

GDP และ GNP
หลักการจำง่าย ๆ ที่ใช้จำเพื่อแยกแยะความแตกต่างของ GDP และ GNP ก็คือ ให้จำตัวย่อตัวกลาง คือ “Domestic” และ “National” แปลว่า การคิดว่าเป็นมูลค่าของสินค้าและบริการเฉพาะที่อยู่ในประเทศ ไม่ต้องคิดว่าชาติใดเป็นผู้ผลิต

โดย... จรรรงค์ โมรา

โปรโตคอล (Protocol)
โปรโตคอล (Protocol) คือระเบียบพิธีการในการติดต่อสื่อสาร เมื่อมาใช้กับเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม จึงหมายถึงขั้นตอนการติดต่อสื่อสาร ซึ่งรวมถึง กฎ ระเบียบ และข้อกำหนดต่าง ๆ รวมถึงมาตรฐานที่ใช้ เพื่อให้ตัวรับและตัวส่งสามารถดำเนินกิจกรรมทางด้านสื่อสารได้สำเร็จ

โดย... จรรรงค์ โมรา

ภาพลักษณ์องค์กร
ในวงการธุรกิจจะรู้จักและคุ้นเคยกันดีในเรื่องภาพลักษณ์องค์การที่นำมาใช้เป็นเครื่องมือ ในการบริหารงานในหน่วยงานเป็นที่เชื่อถือ ได้รับการยอมรับ มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักสำหรับในแวดวงราชการมีผู้นำแนวคิดภาพลักษณ์องค์การมาช่วยในการบริหารงาน เพื่อพัฒนาองคืการบ้างแล้วก่อนที่จะกล่าวลึกลงไป ในรายละเอียดนั้น ลองมาศึกษาคำว่า "ภาพลักษณ์" กันก่อน

โดย... จรรรงค์ โมรา

ความรู้เรื่อง อุปกรณ์ Backup เพื่อการสำรองข้อมูล
หากมองย้อนกลับไปสัก 4-5 ปีก่อน การพูดถึงฮาร์ดดิสก์ขนาดสัก 2 GB นั้นถือว่าเป็นแหล่งเก็บข้อมูลที่แสนจะเพียงพอสำหรับผู้ใช้โดยทั่วๆ ไปแล้ว เพราะไฟล์สมัยก่อน อาทิ ไฟล์เอกสารเวิร์ดเต็มที่ 50 หน้า ก็ขนาดไม่กี่ร้อย KB เท่านั้น หมายความว่าฮาร์ดดิสก์ 2 GB จะเก็บข้อมูลได้ถึง 2 พันล้านตัวอักษร หรือถ้าเป็นไฟล์เวิร์ดตามตัวอย่างก็ได้ถึง 20 ล้านไฟล์ด้วยกัน หลายท่านคิดว่า ยังไงก็ไม่มีวันใช้หมดเป็นแน่ ผ่านไปไม่นาน แหล่งเก็บข้อมูลขนาดนั้นกลายเป็นสิ่งที่กระจิริด ไปเสียแล้ว

โดย... จรรรงค์ โมรา

อยากได้งาน แต่ไม่มีประสบการณ์ทำไงดี ?
ตอนนี้ใกล้จบปีการศึกษาแล้ว เลยมีน้อง ๆ นักศึกษาเขียนเข้ามาถาม และเล่าให้ฟังว่าเขาได้เริ่มลองหางานที่สนใจในหน้าหนังสือพิมพ์แล้ว แต่บริษัทที่ประกาศรับสมัครพนักงานส่วนมากต้องการคนที่มีประสบการณ์ทั้งนั้น

โดย... จรรรงค์ โมรา

Internet Routing
Router เป็นงานที่สำคัญที่สุดจะได้รับแพ็กเก็ตที่ส่งไปยังเส้นทางที่ถูกต้อง โดยเส้นทาง packets อาจนำไปสู่การสูญเสียข้อมูล ไม่สอดคล้องตารางเส้นทางจะนำไปสู่เส้นทางวงและตในส่วนติดต่อระหว่างรอบติดกันสองถูกส่ง คนมากหวังว่าเราเตอร์ทั้งหมดจะมีลู่อย่างรวดเร็ว Convergence สามารถกำหนดเป็นทางการของวัดทั้งหมดเตอร์เครือข่ายดูเอกฉันท์ของความเร็วของหน่วย จะหวังว่าลู่มีขนาดเล็กมากเนื่องจากเราเตอร์นี้ในเครือข่ายแต่ละเครือข่ายแม้ใน topology

โดย... จรรรงค์ โมรา

VISION ของนักบริหายุคไฮเทค
ในโอกาสการประชุมใหญ่สามัญประจำปี 2536 ของชมรมนักบริหารข้าราชการพลเรือนได้จัดให้มีการเสวนาพิเศษเรื่อง "VISION ของนักบริหารยุคไฮเทค" โดยมีผู้เข้าร่วมเสวนาคือ ดร.รุ่ง แก้วแดง อธิบดีกรมการศึกษานอกโรงเรียน ศาสตราจารย์สุรศักดิ์ นานานุกุล ประธานกรรมการบริหารบริษัทเงินทุน บางกอกเงินทุน จำกัด และดร.พิสิฐ ลี้อาธรรม ผู้อำนวยการสำนักผู้ว่าการธนาคารแห่งประเทศไทย และนายธีรยุทธ์ หล่อเลิศรัตน์ รองเลขาธิการ ก.พ. เป็นผู้ดำเนินการเสวนา ผู้เขียนเห็นว่าเนื้อหาในการเสวนามีสาระน่าสนใจและจะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานด้านการวิเคราะห์ระบบงาน

โดย... จรรรงค์ โมรา