ข้อมูลองค์ความรู้โดย
Web Master (IT)
ตำแหน่ง อาจารย์

ความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการใช้ E-mail และการรับ-ส่งไฟล์

ประเภททางด้าน IT หลัก :   Communications
ประเภททางด้าน IT ย่อย :   Email
  ลงข้อมูลเมื่อ 13:27:49 08/07/2010
  Page View (1015) แบ่งปัน

    เนื่องจากปัจจุบันมีผู้ใช้งาน และเข้าถึงระบบอินเทอร์เน็ต เป็นจำนวนมาก และเพิ่มขึ้นทุกวัน ทำให้การรับส่งข่าวสารถึงกันโดยผ่านทาง E-mail อาจสร้างปัญหาให้กับผู้ใช้คนอื่นได้ เนื่องจากผู้ใช้อินเทอร์เน็ตทุกคนมีMailbox หรือ E-mail Address ที่ใช้อ้างอิงในการรับส่งจดหมาย ฉะนั้นความรับผิดชอบต่อการใช้งานอีเมล์ในระบบจึงเป็นเรื่องที่ทุกคนต้องให้ความสำคัญ เพราะจดหมายมีการรับส่งโดยระบบ หากมีจดหมายค้างในระบบจำนวนมากจะทำให้พื้นที่ในการเก็บจดหมายในระบบเต็ม เป็นผลให้ระบบไม่สามารถรับส่งจดหมายต่อไปได้ หากมีผู้ใดผู้หนึ่งส่งเมล์ที่มีขนาดใหญ่เข้าไปในระบบเดียวกันพร้อมกันหลาย ๆ คน (ซึ่งส่งแบบกระจาย) ก็จะทำให้ระบบหยุดการทำงานได้เช่นกัน ขอให้พึงระลึกเสมอว่าเครื่องที่เก็บ Mailbox ของแต่ละคนไม่ได้หมายถึงการใช้งานโดยผู้ใช้เพียงคนเดียว แต่ใช้กันทั้งองค์กร 

    แต่ก็จะเห็นว่าการส่งอีเมล์ ดูจะเป็นเรื่องปกติไปแล้วในชีวิตประจำวัน และชีวิตการทำงานทุกวันนี้ เช้ามาทุกคนในสำนักงานเปิด E-mail ขึ้นมาอ่าน ได้อ่าน หรือรับรู้เรื่องอะไรดีๆ ก็ประสงค์ดีส่งให้ผู้อื่น ด้วยการ forward mail จึงเป็นเหตุให้เกิดปัญหาดังกล่าวข้างต้นขึ้น 

    ดังนั้นจึงขอทำความเข้าใจ เรื่องรูปแบบการใช้งาน E-mail ให้ถูกต้องว่าปกติการใช้งาน E-mail หลักๆ มักมีการใช้อยู่ 2 รูปแบบ คือ


รูปแบบที่ 1
 เป็นการประชาสัมพันธ์ข่าวสาร และให้ข้อมูลทั่วไป โดยไม่ต้องการการตอบกลับซึ่งรูปแบบนี้ เมื่อได้รับ E-mail แล้ว จะทำอะไรต่อหรือไม่ขึ้นอยู่กับผู้รับ หากไม่ส่งต่อในทางสร้างความเสียหายให้ใคร หรือหน่วยงานใด ก็ไม่มีปัญหา
 


รูปแบบที่ 2 เป็นแบบที่ต้องการการตอบกลับ อาจจะเป็นเรื่องการประสานงาน สั่งงานที่ต้องให้มีการปฏิบัติงานร่วมกัน โดยรับแล้วต้องตอบกลับเสมอ หรืออย่างน้อย ก็ต้องแจ้งให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับ E-mail แล้ว หรืออาจเพิ่มเติมว่า จะให้ดำเนินการอย่างไรต่อไป เมื่อไร


เพื่อประโยชน์สูงสุดต่อการใช้งาน E-mail ของมหาวิทยาลัยศรีปทุม เราควรปฏิบัติร่วมกัน ดังนี้

    • ควรตรวจสอบ E-mail ทุกวัน และจะต้องจำกัดจำนวนไฟล์ และข้อมูลในตู้จดหมายของตนให้เหลืออยู่ภายในโควต้าที่กำหนด 
    • ลบข้อความหรือจดหมายที่ไม่ต้องการแล้ว ออกจาก Mailbox เพื่อลดปริมาณการใช้พื้นที่ ให้จำนวนจดหมายที่อยู่ในตู้จดหมาย (Mailbox) มีจำนวนน้อยที่สุด 
    • ควรทำการโอนย้ายจดหมายจากระบบไปไว้ยังเครื่อง PC หรือ Harddisk ของตนเองหากต้องใช้อ้างอิงในภายหลัง
    • ควรเขียนเรื่องที่จะส่ง E-mail ให้กระชับ ข้อความควรสั้น ได้ใจความ และตรงประเด็นไม่กำกวม ใช้ภาษาที่เรียบง่าย สุภาพเข้าใจได้
    • การตั้งชื่อหัวเรื่อง (Subject) ของ E-mail ควรตั้งให้สื่อความหมาย กะทัดรัด ได้ใจความ และไม่ควรตั้งชื่อยาวเกินไป 
    • การแนบไฟล์ (Attach) ไปกับ E-mail หากมีหลายไฟล์ควรผ่านการบีบอัด (Zip File) และรวมเป็นไฟล์เดียวก่อน เพื่อความรวดเร็วและประหยัดในการส่งไปยังผู้รับ 
    • กรณีที่เราได้รับ E-mail ส่งมาถึงเรา และมีการแนบไฟล์มาด้วย ซึ่งไฟล์นั้นมีขนาดใหญ่มาก ควรทำการบันทึกไฟล์ที่แนบมานั้นไว้บนเครื่องของเราก่อน และลบเมล์นั้นทิ้งไป เพื่อลดขนาดของ Mailbox 
    • การตอบกลับ (Reply) ถ้ามีประเด็นที่เกี่ยวข้องจากเมล์ที่ส่งมา ควรมีการอ้างถึงข้อความ (Quoting) เดิมด้วย เพื่อผู้รับจะได้อ่าน และเข้าใจถูกต้องตรงกับเราในเรื่องที่คุยกันอยู่ 
    • ในการเขียนพาดพิงถึงผู้อื่น หรือการอ้างคำพูดของคนอื่น ควรตัดข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องออกไป และ ให้ระมัดระวังในการละเมิด หรือสร้างความเสียหายให้ผู้อื่น 
    • ไม่ควรส่งอีเมล์ขยะ (Junk Mail) หรือส่งจดหมายลูกโซ่ออกไปให้คนจำนวนมาก เพราะทำให้เปลืองพื้นที่จัดเก็บและไม่เกิดประโยชน์ใดๆ 
    • ควรระมัดระวัง เรื่องที่จะทำให้หน่วยงาน หรือองค์กรเสียหายเพราะ E-mail ได้ เนื่องจากความง่ายและสะดวกในการ Forward mail 
    • ไม่ควรใช้เครือข่ายของมหาวิทยาลัยเพื่อประโยชน์ส่วนตน หรือเพื่อประโยชน์ทางการค้า

ที่มา : http://ictcenter.spu.ac.th/content/82/4328.php



องค์ความรู้ที่มีผู้อ่านมากสุด
รายละเอียดของระบบ e-Purchasing Online ของกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม กระทรวงอุตสาหกรรม
รายละเอียดของระบบ e-Purchasing Online ของกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม กระทรวงอุตสาหกรรม

โดย... Web Master (IT)

เรียนรู้เรื่อง เมนบอร์ด (Mainboard, mother board)
แผงวงจรหลัก เป็นหัวใจสำคัญที่สุดที่อยู่ภายในเครื่อง เมื่อเปิดฝาเครื่องออกมาจะเป็นแผงวงจรขนาดใหญ่วางนอนอยู่ นั่นคือส่วนที่เรียกว่า "เมนบอร์ด"

โดย... Web Master (IT)

AutoCAD คืออะไร
AutoCAD (Computer Aided Drefting/Dedign, CAD) เป็นซอฟต์แวร์ช่วยออกแบบด้วยคอมพิวเตอร์ ที่สามารถรองรับการทำงานทั้งใน 2 มิติ และ 3 มิติ

โดย... Web Master (IT)

ทำความรู้จักกับ IIG (International Internet Gateway ) & NIX(National Internet Exchange )
การใช้งานอินเตอร์เน็ตของเราทุกคน จำเป็นต้องผ่านระบบการให้ บริการของ IIG และ NIX เพราะว่า เป็นเหมือนเส้นทางหลักของศูนย์กลางโครงข่าย ของประเทศไทย ทั้งภายในและ ภายนอกประเทศ ที่จากเดิมเราจะทราบกันอยู่แล้วว่า บริการทั้งสองประเภทนี้จะมีผู้ให้บริการ แบบผูกขาดอยู่เพียงรายเดียวเท่านั้น คือ การสื่อสารแห่งประเทศไทย เพียงเท่านั้น แต่ ณ ปัจจุบันนี้ได้มีหน่วยงานที่เข้ามา กำกับดูแลในเรื่องของโทรคมนาคมของเมืองไทยอย่างเป็น รูปธรรมมากยิ่งขึ้น จึงก่อให้เกิดการแข่งขันอย่างเสรี และปัจจุบัน ทาง กทช. ผู้เป็นหน่วยงานหลัก ของ การกำกับดูแลได้เปิดอนุญาตให้กลุ่มบริษัทเอกชนทั่วไป สามารถขอรับใบอนุญาต การให้ บริการทั้งสองประเภทได้ เพื่อให้เกิดการแข่งขันกันอย่างเป็นธรรม และก่อให้ เกิดประโยชน์สูงสุด แก่ผู้บริโภคกันเลยละครับ

โดย... Web Master (IT)

ความรู้เรื่อง...การ์ดจอ
การ์ดจอ (Video Card) การ์ดแสดงผล หรือ กราฟฟิกการ์ด (Graphic card) เป็น แผงวงจรอิเล็กทรอนิกส์ ที่ทำหน้าที่ในการนำข้อมูลที่ได้จากการประมวลผลของซีพียูมาแสดงบนจอภาพ ทำให้ผู้ใช้ สามารถควบคุมการทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจอภาพจะเป็นส่วนที่รับข้อมูลจากการ์ดแสดงผลอีกทีหนึ่ง การ์ดกราฟฟิกทีได้รับความนิยมและใช้กันแพร่หลายในอยู่ปัจจุบัน เป็นการ์ดกราฟฟิกที่มี GPU เป็นตัวประมวลผล

โดย... Web Master (IT)

Windows XP Service Pack 3 Overview
ภาพรวม Windows XP Service Pack 3 จะประกอบด้วย security updates hotfix และ patch ต่างๆ ที่ไมโครซอฟท์ปล่อยหลังออก SP2 เป็นต้นมาไม่มีการเปลี่ยนแปลงในเชิงฟังก์ชั่นและการทำงานที่สำคัญ แต่จะอัพเดตองค์ประกอบต่างๆ อย่าง Microsoft Management Console (MMC) 3.0 และ Microsoft Core XML Services 6.0 (MSXML6) เป็นเวอร์ชั่นปัจจุบัน สิ่งที่น่าสนใจประการหนึ่งคือ ไมโครซอฟท์ไม่ได้รวมเอา Windows Internet Explorer 7 เข้ามาไว้ใน SP3 แต่จะใส่มาเฉพาะส่วนที่เป็นอัพเดตและ fix เท่านั้น คล้ายกับว่าไมโครซอฟท์ตั้งใจจะไม่บีบให้ลูกค้าต้องเปลี่ยนจาก IE6 มาใช้ IE7 ใครที่ต้องการอยู่กับ IE6 (ด้วยเหตุผลใดก็ตาม) ก็จะยังสามารถใช้ IE6 ได้ สำหรับใครที่เปลี่ยนไปเป็น IE7 แล้วจะมีอัพเดตมาให้เช่นเดียวกัน

โดย... Web Master (IT)

การประยุกต์ใช้ DATA WAREHOUSEING
มีการประมาณการณ์เอาไว้ว่า ถ้าไม่มีการนำเอาระบบ Data Warehouse มาประยุกต์ใช้ในองค์กร จะมีคน เพียง 10 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นที่จะสามารถใช้งานระบบสารสนเทศได้ตามความต้องการ และนั่นก็คือจำนวนคนที่มีระดับความรู้ ทาง IT เพียงพอที่จะสร้าง Query ขึ้นด้วยตนเองเพื่อสนองความต้องการด้านข้อมูลของตน นอกจากนั้นแล้ว ระบบ EIS (Executive Information System) และ DSS (Decision Support System) ก็มักจะทำงานได้ไม่ตรงกับที่ต้องการ เพราะข้อมูล ดิบจากฐานข้อมูลประจำวันนั้น เข้าถึงยาก หรือไม่ก็ทำความเข้าใจได้ไม่ง่ายนัก ยิ่งไปกว่านั้น การอนุญาตให้ผู้ใช้ระดับสูง สามารถเข้าถึงและค้นหาฐานข้อมูลได้โดยตรงอาจจะส่งผลต่อประสิทธิภาพของงานข้อมูล รวมไปถึงความเป็นระเบียบ (Data Integrity) ของฐานข้อมูลด้วย

โดย... Web Master (IT)

นวัตกรรมรถบรรทุกขนาดใหญ่ B-double รถกึ่งพ่วงบรรทุกแบบพิเศษ
ในยุคที่ประสิทธิภาพและต้นทุนการขนส่งเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องพัฒนาร่วมกันอย่างเร่งด่วน โดยเฉพาะเมื่อต้นทุนหลักของการขนส่งคือน้ำมันเชื้อเพลิงมีสัดส่วนสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง ก๊าซธรรมชาติและไบโอดีเซลกลายเป็นประเด็นสำคัญที่ผู้ประกอบการขนส่งต้องศึกษาและพัฒนากองรถมาทดลองและใช้กันแน่นอน การพัฒนารถไฟและการขนส่งทางลำน้ำให้สามารถขนส่งสินค้าในเส้นทางหลักได้มากขึ้น มีบริการที่แน่นอนและสามารถเชื่อมต่อกับการขนส่งด้วยรถบรรทุกได้สะดวกรวดเร็ว เป็นเรื่องที่ทุกฝ่ายปรารถนา เพราะคาดหมายว่าจะทำให้การขนส่งได้ประสิทธิภาพที่ดีกว่าด้วยต้นทุนที่ต่ำกว่าการขนส่งด้วยรถบรรทุก ประเด็นเรื่องการขนส่งในปริมาณมากๆ ต่อเที่ยว มักจะยกประเด็นในเรื่องการประหยัดพลังงาน การลดปริมาณมลพิษจากน้ำมัน และการประหยัดค่าจ้างแรงงานของพนักงานขับรถ โดยทั้งหมดคิดหารเฉลี่ยจากจำนวนหน่วยสินค้าและระยะทางขนส่งต่อเที่ยวนั้นๆ หลายครั้งที่รถบรรทุกถูกวางตำแหน่งให้ทำหน้าที่ขนส่งและกระจายสินค้าในระยะทางรัศมีสั้นๆ รอบๆ สถานีหรือต้นทางปลายทางที่เป็น hub

โดย... Web Master (IT)

เรียนรู้เรื่อง CPU
CPU (Central Processing Unit) หรือ โปรเซสเซอร์ (Processor) คือ ส่วนหนึ่งของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีหน้าที่ควบคุมกา รทำงานของส่วนอื่นๆ โดยทั่วไปแล้ว ซีพียูจะประกอบไปด้วย หน่วยควบคุม (Control Unit), หน่วยประมวลผลคณิตศาสตร์และตรรกศาสตร์ (Arithmetic and Logic Unit; ALU) และหน่วยความจำ ได้แก่ รีจีสเตอร์ (Register), แคช (Cache), แรม (RAM) และรอม (ROM)

โดย... Web Master (IT)

การเขียนโปรแกรมเชิงวัตถุ (Object Oriented Programming: OOP)
ในปัจจุบันภาษาในการเขียนโปรแกรมเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศที่ใช้ในองค์กรธุรกิจ มีมากมายหลายภาษาให้เลือก การเรียนรู้ภาษาเขียนโปรแกรมหรือการมีความรู้ในหลาย ๆ ภาษาถือเป็นสิ่งที่ดี แต่ไม่ได้หมายความว่าเราจำเป็นต้องเขียนโปรแกรมให้ได้ทุก ๆ ภาษา แต่สามารถเลือกบางภาษาที่เรามีความถนัดหรือเลือกที่จะเริ่มต้นกับภาษาใด ภาษาหนึ่งได้ ซึ่งการเขียนโปรแกรมเชิงวัตถุถือได้ว่าได้รับความนิยมในปัจจุบันรวมถึงแนวโน้มในอนาคต ซึ่ง Java ก็เป็นหนึ่งในการเขียนโปรแกรมเชิงวัตถุ ที่มีพื้นฐานมาจากภาษา C และคิดว่าน่าจะเป็นอีกภาษาหนึ่งที่น่าศึกษาและน่าเรียนรู้ เพราะเทคโนโลยีของ Java ถือว่ากำลังร้อนแรงในแวดวงของ Software

โดย... Web Master (IT)